« Vuosikertomus 2019

Säätiön kokoelmatyöllä varmistetaan ensisijaisesti Sanoma Oyj:n, mutta myös muun media-alan kannalta merkittävien aineistojen säilyminen jälkipolville.

Asiakirjat, lehdet ja historiahaastattelut

Päivälehden arkistossa oli vuoden 2019 lopussa manuaalisia aineistoja kaikkiaan 3392,5 (3376,3) hyllymetriä. Sähköisiä aineistoja oli vuoden 2019 lopussa kaikkiaan 3,0 teratavua, josta M-Files-dokumentinhallinta- ja YKSA-järjestelmissä on noin 1,4 teratavua ja loput 1,6 teratavua on sähköistä videoaineistoa.

Arkistoluovutuksia otettiin vastaan kertomusvuonna yhteensä 38 (35) kappaletta, joista sähköisen aineiston kertaluovutuksia oli 3 (5) kappaletta. Lisäksi arkisto otti vastaan täydennystä sähköisessä muodossa oleviin Sanoma-konsernin tiedoteaineistoihin. Kertomusvuoden aikana otettiin vastaan normaalit arkistoluovutukset sanomalehtien osalta, mutta aikakauslehtien toimittamisessa oli viiveitä, jotka kurotaan kiinni vuoden 2020 aikana.

Lahjoitetuista arkistoista järjestettiin toimintavuonna mm. Sanoma Osakeyhtiön historiallisen arkiston vanhempi, organisaatiouudistusta 1967–1971 edeltävä osa sekä useampia pieniä henkilöarkistoja. Kesällä 2019 päivitettiin myös arkiston tilakohtainen pääluettelo.

Kertomusvuonna digitoitiin ja mikrofilmattiin Viikkosanomat-lehden numerot vuosilta 1924–1944. Lisäksi digitoitiin lasinegatiiveilla säilytettyä, osin tunnistamatonta valokuva-aineistoa. Digitoinnit jatkuvat vuonna 2020 muun muassa Ruuto, Eero O., Paavo ja Kustaa Erkon, Hilda Aspin, Yrjö Niiniluodon sekä Asp-, Holländer- ja Ivalo -sukujen arkistokokonaisuuden digitoimisella.

M-Files-järjestelmään tallennettiin syntysähköistä aineistoa kuvailutietoineen. Vuoden aikana aloitettiin myös arkistoluettelotietojen ja digitoitujen aineistojen vieminen YKSA-järjestelmään.

Sanoma-konsernissa työskennelleistä henkilöistä tehtiin kertomusvuoden aikana 12 (7) historiahaastattelua.

Esinekokoelmat, valokuvat ja taide-esineet

Esinekokoelmat karttuivat vuonna 2019 yhteensä 16 luovutuserällä, jotka koostuivat Sanoma Oy:n alaisten organisaatioiden markkinointiin, toimitustyöhön sekä kirjapainotekniikkaan liittyvästä esineistöstä. Lahjoituksia saatiin myös Sanoman ulkopuolisilta lahjoittajilta, muun muassa STT:ltä ja Journalistiliitolta.

Kokoelmiin kuului vuoden lopussa noin 4 800 esinettä, joista 2 706 (2018: 2 215) on digitaalisesti luetteloitu Akseli-tietokantaan. Näistä on avattu julkisesti nähtäväksi Arjenhistoria-portaalin sekä FINNA-tietokannan kautta 897 (833) esinettä. Luettelo- ja digitointityö jatkuu.

Luetteloiduista esinekokoelmista kolme suurinta olivat kuvalaatat 24,0 % (27,6 %), kirjapaino 18,0 % (29,5 %) sekä toimitus 17,9 % (18,3 %). Kirjapainoesineistön suhteellisen osuuden lasku johtuu siitä, että osa siihen kuuluneista esineistä siirrettiin vuonna 2018 perustettuun käyttökokoelmaan työnäytös- ja opetustoimintaa varten.

Museon kokoelmia säilytettiin Ludviginkadun kellaritiloissa sekä Vantaan Martinlaaksossa (Sanomala). Säilytystilan riittävyyden varmistaminen tulevaisuudessa vaati museon kalustekokoelmasta tehtävien kaksoiskappaleiden sekä museon kokoelmapolitiikan kannalta toisarvoisten huonekalujen poistoa. Poistot valmisteltiin vuoden 2019 aikana, ja ne toteutetaan kevään 2020 aikana asianmukaisesti dokumentoiden.

Vuonna 2020 museon kokoelmanhallinnassa siirrytään käyttämään uutta Collecte-tietokantaa.

Säätiön noin 20 000:sta valokuvasta oli vuoden lopussa digitoitu 13 810. Kuvat ovat tutkijoiden käytössä MediaKsi-järjestelmässä.

Kokoelmanhallintaan liittyvä yhteistyö

Päivälehden arkisto jatkoi yhteistyötä Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulun yhteydessä toimivan digitaalisen tiedonhallinnan tutkimus- ja kehittämiskeskus Digitalian kanssa. Arkiston aineistoja on hyödynnetty hankkeessa, jossa selvitetään sähköpostitietokantojen pitkäaikaissäilyttämiseen liittyviä kysymyksiä. Päivälehden arkisto jatkaa yhteistyötä Digitalian kanssa myös vuonna 2020.

Päivälehden arkisto ja Disec Oy valmistelivat syntysähköisten aineistojen pitkäaikaissäilytykseen käytettävän YKSA-ohjelmistopalvelun ja tallennusjärjestelmän käyttöönottoa, ja arkistoluetteloiden siirtäminen YKSA-järjestelmään aloitettiin loppuvuodesta. Myös digitoituja aineistoja aiotaan jatkossa viedä YKSA-järjestelmään.

Päivälehden museo osallistui valtakunnalliseen TAKO-kokoelmayhteistyöhön vastuualueena sanomalehden toimitustyön sekä sanomalehtituotantoon liittyvän esineistön ja perinteen tallennus.