Säätiön kokoelmat muodostuvat paperisista ja sähköisistä asiakirjoista, sanoma- ja aikakauslehdistä, valokuvista, kirjoista, mikrofilmeistä, historiahaastatteluista sekä museo- ja taide-esineistä.
Kokoelmatyöllä varmistetaan ensisijaisesti Sanoma Oyj:n, mutta myös muiden media-alan kannalta merkittävien aineistojen säilyminen jälkipolville.
Asiakirjat, lehdet ja historiahaastattelut
Säätiön arkistokokoelmissa oli vuoden 2017 lopussa manuaalisia aineistoja kaikkiaan 3376 hyllymetriä (2017: 3390). Vapaata hyllytilaa oli käytettävissä 742 (746) hyllymetriä. Sähköisiä aineistoja oli vuoden 2018 lopussa kaikkiaan 3,0 teratavua, josta M-Files-dokumentinhallintajärjestelmässä on noin 1,4 teratavua ja loput 1,6 teratavua on sähköistä videoaineistoa.
Arkistoluovutuksia tehtiin kertomusvuonna yhteensä 40 (59) kappaletta, joista sähköisen aineiston kertaluovutuksia oli 5 (7) kappaletta. Lisäksi arkisto sai ajantasaisesti täydennystä sähköisessä muodossa oleviin Sanoma-konsernin tiedoteaineistoihin.
Kertomusvuoden aikana otettiin vastaan normaalit arkistoluovutukset eli sanoma- ja aikakauslehdet vuodelta 2018.
Arkistoon sisältyvistä kokoelmista järjestettiin toimintavuonna mm. Sanomalehtiryhmän toimintakertomus- ja -suunnitelma-aineistot 1971–2000 , Seppo Kievarin, Reino Syrjäsen arkistot ja Väinö J. Nurmimaan arkistot.
Kertomusvuonna digitoitiin ja mikrofilmattiin muun muassa Viikkosanomat-lehden numerot vuosilta 1965–1975 ja HS-politiikan toimituksen arkistoon sisältyviä Tamminiemen pesänjakajat -nauhoja kaksi kappaletta.
M-Files-järjestelmään tallennettiin syntysähköistä aineistoa kuvailutietoineen: Sanoma-konsernin aikakauslehtien liiketoimintaan ja toimitustyöhön liittyviä aineistoja. Konsernin sähköisiä tiedotteita otettiin talteen Sanoman sähköisestä järjestelmästä ja tiedotteet talletettiin M-Filesiin.
Sanoma-konsernissa työskennelleistä henkilöistä tehtiin kertomusvuoden aikana 7 (9) historiahaastattelua. Lisäksi Patricia Seppälän säätiöltä saatiin kaksi haastattelua. Haastatteluja on tehty vuodesta 1984 kaikkiaan runsaat 400.
Esineet, valokuvat ja kirjasto
Säätiön esinekokoelmat karttuivat vuonna 2018 kymmenellä luovutuserällä, jotka koostuivat Sanoma Oy:n alaisten organisaatioiden markkinointiin, toimitustyöhön sekä kirjapainotekniikkaan liittyvästä esineistöstä. Ulkopuolisilta lahjoittajilta vastaanotettiin mm. kirjapainoesineistöä. Vastaanotetun esineistön kokonaismäärä oli noin 50 yksikköä. Luku ei sisällä museon kirjastoon tarkoitettuja ammattijulkaisuja ja kirjoja. Lisäksi kokoelmiin kirjattiin ns. museolöytöinä kymmenen luovutuserää. (Kyse on museolle aiemmin toimitetuista, mutta luetteloimattomista luovutuseristä.)
Esinekokoelmia säilytetään Ludviginkadun kellaritiloissa sekä Vantaan Martinlaaksossa. Kokoelmiin kuuluu noin 4600 esinettä, joista 2215 on digitaalisesti luetteloitu Akseli-tietokantaan. Näistä on avattu julkisesti nähtäväksi Arjenhistoria-portaalin sekä FINNA-tietokannan kautta 833 esinettä. Luetteloiduista esinekokoelmista kolme suurinta olivat kuvalaatat (27,6 %), kirjapaino (29,5 %) sekä toimitus (18,3 %). Luettelo- ja digitointityö jatkuu.
Säätiön valokuvakokoelmassa oli kertomusvuoden lopussa kaikkiaan 13 189 (12 769) digitoitua valokuvaa. Kaikkiaan valokuvia on lähes 20 000.
Säätiön käsikirjaston PrettyLib-kirjastojärjestelmään oli kertomusvuoden päättyessä luetteloitu 7 584 (7 346) nidettä. Lukuun ei sisälly varastossa olevan kirjaston osuus; näistä kirjoista on olemassa erillinen luettelo. Kirjoja säätiön kokoelmassa on yhteensä 10 868 (10 630) kappaletta.
Kokoelmanhallintaan liittyvä yhteistyö
Päivälehden arkisto jatkoi kertomusvuonna yhteistyötä Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulun yhteydessä toimivan digitaalisen tiedonhallinnan tutkimus- ja kehittämiskeskus Digitalian kanssa. Arkiston aineistoja on hyödynnetty esimerkkiaineistona hankkeessa, jossa selvitetään sähköpostitietokantojen pitkäaikaissäilyttämisen reunaehtoja sekä aineistojen tallennus- ja analysointimenetelmiä.
Päivälehden arkisto ja Disec Oy valmistelivat syntysähköisten aineistojen pitkäaikaissäilytykseen käytettävän YKSA-ohjelmistopalvelun ja tallennusjärjestelmän käyttöönottoa. Aineistojen konvertointia ja siirtoa kehitetään edelleen vuoden 2019 aikana ja työssä hyödynnetään muun muassa Digitalia-keskuksen tutkimushankkeessa kehitettyjä ratkaisuja.
Päivälehden museo osallistui valtakunnalliseen TAKO-kokoelmayhteistyöhön vastuualueena sanomalehden toimitustyön sekä sanomalehtituotantoon liittyvän esineistön ja perinteen tallennus. Museo on myös antanut asiantuntija-apua muihin suomalaisiin kirjapainohistoriallisiin kokoelmiin liittyvissä asioissa.