Säätiön kokoelmat muodostuvat paperisista ja sähköisistä asiakirjoista, sanoma- ja aikakauslehdistä, valokuvista, kirjoista, mikrofilmeistä, historiahaastatteluista sekä museo- ja taide-esineistä. Kokoelmatyöllä varmistetaan ensisijaisesti Sanoma Oyj:n, mutta myös muiden media-alan kannalta merkittävien aineistojen säilyminen jälkipolville.
Asiakirjat ja sanomalehdet
Päivälehden arkistossa oli vuoden 2020 lopussa manuaalisia aineistoja kaikkiaan 3 347,75 (2019: 3 392,5) hyllymetriä. Sähköisiä aineistoja oli vuoden 2020 lopussa kaikkiaan 6 (3) teratavua. Aineistomäärien muutokset edellisvuoteen selittyvät pääasiassa laskentatavan muutoksella ja vuoden aikana tapahtuneella aineiston järjestämisellä.
Arkistoluovutuksia otettiin vastaan kertomusvuonna yhteensä 35 (38) kappaletta. Tästä lukumäärästä oli sähköisen aineiston kertaluovutuksia 1 (3) kappaletta. Lisäksi arkisto otti vastaan täydennystä sähköisessä muodossa oleviin Sanoma-konsernin tiedoteaineistoihin.
Analogisia arkistoaineistoja järjestettiin vuoden 2020 aikana 70 hyllymetriä. Suurimmat järjestetyt kokonaisuudet olivat Sanoma Osakeyhtiön arkiston jatko-osa (noin vuosilta 1967–1999) sekä lähes kaikki konsernin tytäryhtiöt käsittävä kokonaisuus. Rautakirjan arkiston loppuosa luovutettiin Elinkeinoelämän keskusarkistoon, ja samoin alettiin valmistella WSOY:n arkiston osakeluetteloiden siirtämistä Kansallisarkistoon.
Kertomusvuonna laadittiin Päivälehden arkistolle kolmivuotinen digitointisuunnitelma. YKSA-järjestelmään talletettiin kertomusvuonna 20 800 digitoitua sivua. Yhteensä järjestelmässä on digitoituja sivuja nyt 199 400.
Esineet, valokuvat, haastattelut ja kirjasto
Esinekokoelmat karttuivat vuonna 2020 yhteensä 14 (16) luovutuserällä, jotka koostuivat Sanoma Oyj:n alaisten organisaatioiden markkinointiin, toimitustyöhön sekä kirjapainotekniikkaan liittyvästä esineistöstä. Lahjoituksia saatiin myös Sanoman ulkopuolisilta lahjoittajilta, muun muassa kuvataiteilija Allan Frilanderilta ja keräilijä Pentti O. Hiltuselta.
Kokoelmiin kuului vuoden lopussa noin 5 000 esinettä, joista 3 148 (2 706) on digitaalisesti luetteloitu Akseli-tietokantaan. Näistä on avattu julkisesti nähtäväksi Arjenhistoria-portaalin sekä FINNA-tietokannan kautta 924 (897) esinettä. Luettelo- ja digitointityö jatkuu.
Luetteloiduista esinekokoelmista kuvalaattojen osuus oli 27,6 prosenttia (2019: 24 %), kirjapainoesineistön osuus 17,9 prosenttia (18 %) sekä toimitustyöhön liittyvien esineiden osuEuroopus 16,7 prosenttia (18,3 %).
Esinekokoelmia säilytettiin Ludviginkadun kellaritiloissa sekä Vantaan Martinlaaksossa (Sanomala). Säilytystilan riittävyyden varmistamiseksi esinekokoelmasta poistettiin kaksoiskappaleita sekä museon kokoelmapolitiikan kannalta toisarvoisia huonekaluja. Poistetut huonekalut lahjoitettiin Pääkaupunkiseudun Kierrätys Oy:lle.
Säätiön noin 20 000 valokuvasta oli vuoden lopussa digitoitu 15 430 (13 810) kappaletta.
Sanoma-konsernissa työskennelleistä henkilöistä tehtiin kertomusvuoden aikana 7 (12) historiahaastattelua. Koronavirustilanne vaikeutti haastattelujen tekemistä ja vaikutti näin haastattelujen määrään.
Aiemmin kellarikerrokseen sijoitettu, Eljas Erkolle kuulunut ns. ministerin kirjasto siirrettiin kakkoskerroksen arkistomakasiiniin tutkijoiden käytettäväksi. Yli 3 000 nidettä kattava kokoelma on säilytetty alkuperäisessä järjestyksessään. Se sisältää sekä bibliofiilisiä harvinaisuuksia, kaunokirjallisuuden klassikoita että laajoja yhteiskuntaan, politiikkaan ja historiaan liittyviä kokonaisuuksia. Kokoelma on luetteloitu YKSA-järjestelmään.
Kokoelmanhallintaan liittyvä yhteistyö
Päivälehden arkisto jatkoi kertomusvuonna yhteistyötä Kaakkois-Suomen ammattikorkeakoulun yhteydessä toimivan digitaalisen tiedonhallinnan tutkimus- ja kehittämiskeskus Digitalian kanssa. Digitalia keskittyy Päivälehden arkiston osalta nyt sähköisten kalentereiden muuttamiseen käytettävään muotoon.
Helsingin Sanomain Säätiö liittyi heinäkuussa perusjäseneksi Euroopan laajuiseen Time Machine -hankkeeseen. Hankkeessa pyritään kehittämään vanhojen aineistojen digitointiratkaisu, jolla Euroopan arkistoissa, kirjastoissa ja museoissa säilytettävät kulttuuriperintöaineistot voidaan saattaa laajassa mitassa digitaaliseen muotoon ja hyödyntää niitä uudella tavalla.
Syksyllä Päivälehden arkisto ja Päivälehden museo lähtivät mukaan Helsingin kaupungin historiaportaali -hankkeeseen kokoamalla ja toimittamalla historiaportaalin toimitukselle Päivälehden ja Helsingin Sanomien historiaan, Ludviginkatuun ja kirjapainotoimintaan liittyvää sähköistä aineistoa.
Museo on avustanut kirjapainoalan toimijoita muun muassa ohjaamalla esineluovutuksia soveliaille tahoille. Valtakunnallisessa ammatillisten museoiden tallennus- ja kokoelmayhteistyöverkostossa TAKOssa Päivälehden museon vastuualueena on sanomalehden toimitustyön sekä sanomalehtituotantoon liittyvän esineistön ja perinteen tallennus.