Oki on irti! Päivälehden arkiston viime vuoden suuria ilonaiheita oli se, kun saimme pilapiirtäjä Oskari ”Oki” Räisäsen valtavan, lähes 6000 piirustusta käsittävän piirustuskokoelman originaalit digitoitua. Räisänen toimi Helsingin Sanomien tuotteliaana pilapiirtäjänä vuosina 1932−1950, ja lisäksi hän piirsi vuosien ajan myös Ilta-Sanomiin. Piirustukset heijastelevat ajan aatteellisia virtauksia ja Helsingin Sanomien poliittista linjaa. Nyt nämä piirustusoriginaalit ovat digitoituna kaikkien käytettävissä sähköisessä arkistossamme ja Finna.fi-palvelussa.
Monet arkistot panostavat nykyään digitointiin. Suuria hankkeita on meneillään etenkin julkishallinnon puolella. Kansallisarkisto aikoo vuonna 2020 käynnistyneessä massadigitointihankkeessaan digitoida 135 hyllykilometriä valtion viranomaisten paperiaineistoa. Massadigitoinnin avulla yritetään vastata kasvaviin tilakustannuksiin ja asiakkaiden muuttuviin tarpeisiin: Kansallisarkiston tavoitteena on siirtää asiakaspalvelu suurelta osin verkkoon. Lisäksi massadigitoinnin avulla halutaan tukea valtion tiedonhallinnan prosessien uudistamista (Massadigitoinnin palvelu ja Kansallisarkiston strategia 2025.)
Myös yksityisarkistot digitoivat aineistojaan kukin tahoillaan. Digitoinnin tuomat mahdollisuudet arkistoille ovat suuret. Lunastaako digitointi kaikki odotukset?
Päivälehden arkiston digitoinnit
Helsingin Sanomain Säätiö on sitoutunut strategiassaan muuttamaan aineistoaan sähköiseen muotoon, mutta ilman määrällisiä tavoitteita. Käytännössä aineistoja digitoidaan omana työnä Päivälehden arkistossa ja museossa, mutta arkistoaineiston digitoinnissa on käytetty ulkopuolista digitointipalvelua. Yksityisenä, melko pienenä toimijana digitointimme on pienimuotoista, mutta säännöllistä – kiitos vuosittaisen digitointibudjetin ja pitkän ajan digitointisuunnitelman. Paperiaineistoistamme olemme vuosien varrella digitoineet muun muassa Erkko-suvun vanhat arkistot ja Viikkosanomat-lehden.
Meillä on myös käytössämme Sanoma Media Finlandin digitoimat Helsingin Sanomat ja Ilta-Sanomat. Kansalliskirjasto digitoi säätiömme rahoituksella niitä juuri uudelleen. Lehtiaineisto pois lukien meidän paperisesta arkistoaineistostamme on kuitenkin tähän mennessä digitoitu vasta noin 1,5 prosenttia.
Miksi digitoimme?
Kysyntä ohjaa usein aineistojen digitointia. Meidänkin käytetyin aineistomme eli Helsingin Sanomat ja Ilta-Sanomat on digitoitu jo vuosia sitten. Okin piirustukset eivät kuitenkaan kuulu käytetyimpään aineistoomme. Miksi halusimme digitoida juuri ne?
Kysyntä ei ole ainoa peruste aineiston digitoimiselle. Digitoinnilla voidaan myös pelastaa aineistoa tuhoutumiselta tai unohtamiselta. Okin piirustusten digitointi perustuikin paitsi aineiston suojaamiseen (osa aineistosta oli kastunut kuuluisassa Mätäojan tulvassa vuonna 1998), myös haluun nostaa esille vähän tunnettua ja harvoin käytettyä, mutta kulttuurihistoriallisesti arvokasta aineistoa.
Digitointipäätöksiimme vaikuttavat myös käytännön tarpeet eli mahdollisuus julkaista digitoitu aineisto. Koronakeväänä 2020 Okin kuolemasta tuli täyteen 70 vuotta ja aineiston tekijänoikeudet raukesivat. Tätä ennen piirustuksia olisi ollut vaikeaa julkaista verkossa.
Laatu edellyttää ihmisen työtä
Laadukas digitointi voi tehdä arkistoaineistosta erittäin helposti löytyvää ja käytettävää. Huolellisesti digitoidut aineistot hyödyttävät niin arkistojen asiakkaita kuin henkilökuntaakin, ja ne tuovat parhaimmillaan aineistoille uusia käyttäjiä. Ne voivat myös mahdollistaa uudenlaisten tutkimuskysymysten esittämisen arkistoaineistolle.
Laatua syntyy kuitenkin todella hitaasti. Esimerkiksi Okin piirustusten digitointivalmisteluun kului kahden hengen voimin lähes vuosi. Digitoinnin hoiti ulkopuolinen palveluntarjoaja muutamassa kuukaudessa, mutta sen jälkeen aineiston käsittelyyn sekä erilaiseen hienosäätöön kului vielä useampi kuukausi. Vihdoin joulukuussa 2022 pääsimme julkaisemaan Okin piirustukset sähköisessä arkistossamme.
Arkistoaineiston digitointi on prosessi, jossa valtaosa työstä tehdään ennen digitointia ja toisaalta sen jälkeen. Digitointiprojekti pitää suunnitella ja resursoida. Aineiston järjestäminen ja kuvailu ovat valmistelutöistä työläimpiä, ja ne muodostavat usein prosessin pullonkaulan. Kullekin aineistotyypille on myös määritettävä omat digitointivaatimukset. Digitoinnin aikana ja sen jälkeen on tarkkailtava aineiston laatua ja korjattava virheitä, joita väistämättä tulee ainakin suuren aineistomäärän digitoinneissa. Tämän jälkeen on huolehdittava digitoidun aineiston siirtämisestä säilytys- ja julkaisujärjestelmiin. Digitoinnista on osattava myös kertoa yleisölle. Viestinnän rooli kasvaa jatkuvasti myös arkistoissa.
Vähentävätkö digitaaliset aineistot asiakaspalvelun tarvetta?
Digitoinnin hitauden vuoksi valtaosa arkistojen aineistosta on vielä digitoimatta. Tutkimus on kuitenkin alkanut keskittyä digitaalisiin, helposti saavutettaviin aineistoihin (Kolbe 2021). Tässä tilanteessa digitoinnilla voidaan myös ohjata tutkimusta. Digitoimalla voidaan voimakkaasti edistää tiettyjen aineistojen käyttöä; digitoimatta jättämällä taas voidaan upottaa harvoin käytettyjä aineistoja yhä syvemmälle unohduksen syövereihin.
Digitoidun aineiston löytyminen puolestaan on riippuvainen arkiston verkkopalvelusta. Verkkopalvelut voivat parhaimmillaan demokratisoida yhteiskuntaa tuomalla palvelut kaikkien ulottuville etäisyyksistä ja ajasta riippumatta. Ne voivat kuitenkin myös lisätä epätasa-arvoa, jos ne on suunniteltu huonosti eivätkä niitä osaa käyttää kuin asiantuntijat. Arkistojen verkkopalveluja käyttävät tyypillisesti sekä arkiston henkilökunta että asiakkaat, niin kokeneet tutkijat kuin ensikertalaiset. Sama käyttöliittymä sopii harvoin kaikille. Hyvistä pyrkimyksistä huolimatta monet arkistoverkkopalvelut saattavatkin tuntua kokemattomasta käyttäjästä hankalilta. (Sinkkonen et al. 2009, Mieto 2019.)
Kaikkea digitoitua ei voi myöskään tarjota käyttöön avoimessa verkossa. Tietosuoja- ja tekijänoikeussääntely rajoittavat monen viimeisen 100 vuoden aikana syntyneen aineiston julkaisemista. Tästäkin syystä vain pintaraapaisu aineistoistamme on käytettävissä täysin vapaasti verkossa.
Digitoinnin avulla pyrimmekin ensisijaisesti monipuolistamaan aineistojemme käyttömahdollisuuksia. Okin piirustusten lisäksi olemme digitoineet ja julkaisseet viime vuosien aikana monia hienoja aineistoja, mutta paljon on vielä digitoimatta. Tutustu siis digitointeihimme sähköisessä arkistossamme, mutta tulehan myös piipahtamaan Korkeavuorenkadulla – täällä monet digitoimattomat helmet vain odottavat tutkijaansa. Tervetuloa!
Lähteitä
Helsingin Sanomain Säätiön strategiset suuntaviivat vuoteen 2025. Saatavissa: https://www.hssaatio.fi/wp-content/uploads/2020/12/HELSINGIN-SANOMAIN-SAATION-STRATEGISET-SUUNTAVIIVAT-VUOTEEN-2025.pdf
Kansallisarkiston strategia 2025. Saatavissa: https://kansallisarkisto.fi/strategia2025
Kolbe, Laura: Asiakirjallinen kulttuuriperintö tulevaisuudessa ja arkistolainsäädännön uudistaminen: Skenaariotyö. Saatavissa: http://urn.fi/URN:ISBN:978-952-263-894-6
Massadigitoinnin palvelu. Kansallisarkiston www-sivusto: https://arkisto.fi/massadigitointi
Mieto, Johanna 2019: Arkistotietojärjestelmän käyttäjälähtöinen kehittäminen: Case: Helsingin kaupunginarkiston Sinetti – arkistotietojärjestelmä. Opinnäytetyö. Saatavissa: https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-201903223640
Sinkkonen, I., Nuutila, E. & Törmä, S., 2009. Helppokäyttöisen verkkopalvelun suunnittelu. Helsinki: Tietosanoma Oy
Johanna Mieto, kokoelmavastaava, Päivälehden arkisto
Oki Räisäsen piirustusoriginaalien digitointi oli säätiön kokoelmatyön merkittävimpiä saavutuksia vuonna 2022.